Informeer uw werknemers?
Om e-mailadressen aan te leveren hoeft u niets te doen. Dat gaat automatisch via Uniforme Pensioenaangifte. U hoeft alleen te zorgen dat de e-mailadressen van uw werknemers in de salarisadministratie staan.
Belangrijk is dat u privé e-mailadressen van uw werknemers opneemt en geen zakelijke. Uw werknemers hebben straks, als ze niet meer in dienst zijn, nog altijd pensioen bij ons fonds. Ook dan is het goed als zij digitaal informatie over hun pensioen kunnen ontvangen.
Binnen de Europese AVG mag u als werkgever niet zomaar e-mail adressen aan ons fonds doorgeven.
Om dit goed te regelen hebben we het aanleveren van e-mailadressen ook opgenomen in het uitvoeringsreglement.
Daarnaast kunt u het volgende doen:
- Neem in het arbeidscontract op dat u het e-mailadres van uw werknemer ook doorgeeft aan het pensioenfonds.
- Is het niet via het arbeidscontract geregeld? Dan moet u uw werknemers informeren. Hieronder leest u hoe u dat precies kunt doen.
- Bij nieuwe deelnemers kunt u dit ook aangeven tijdens bijvoorbeeld het arbeidsvoorwaardengesprek.
Hoe informeert u uw werknemers?
Gebruik onze concepttekst om uw werknemers te informeren. Deel deze tekst bijvoorbeeld via:
- Via een mailbericht en/of
- Een bericht op intranet of
- Als flyer
Heeft uw organisatie een ondernemingsraad (OR)? Dan kunt u ook de OR informeren en hun besluit communiceren.
Willen werknemers pensioeninformatie niet digitaal ontvangen? Dan kunnen ze inloggen op Mijn Pensioencijfers en daar aangeven dat ze de pensioeninformatie per post willen ontvangen. Ook kunnen ze hier het e-mailadres wijzigen.